Bewaarplicht conversie brongegevens naar andere gegevensdrager

2014-09-16 / Nieuws

Het converteren van brongegevens, zoals een inkoopfactuur, naar een andere gegevensdrager, zoals scannen naar pdf document, is toegestaan als u aan bepaalde voorwaarden voldoet. De Belastingdienst stelt dat u alleen mag converteren als u aan de volgende voorwaarden voldoet:

• U zet alle gegevens over.
• U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
• U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn (zie artikel "vernietig uw oude administratie") beschikbaar is.
• U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijk tijd (re)produceren en leesbaar maken.
• U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
• U bewaart de uitkomsten van de interne controle.

De eerste 5 punten zijn in principe eenvoudig te realiseren en zijn feitelijk dezelfde voorwaarden die gelden voor het bewaren van brongegevens. Het laatste punt is echter essentieel. Er zal namelijk aantoonbaar gemaakt moeten worden dat op de geconverteerde gegevens interne controle is toegepast. De interne controle behelst het vaststellen van de eerste vijf punten. Op het te converteren én geconverteerde document zal deze controle dus zichtbaar moeten worden gemaakt door bijvoorbeeld een aantekening.

Let op. Documenten waar de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud belangrijk zijn, zijn aanvullende beheersingsmaatregelen nodig om de gewenste zekerheid over de echtheid te behouden. Dit zou bijvoorbeeld met encryptie (door een derde partij) kunnen worden bewerkstelligd. Dus in het geval van converteren naar portable document format (pdf) of vergelijkbare formaten kan het zijn dat u niet meer aan de bewaarplicht voldoet.

Bron: Belastingdienst "Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht"