Gebruikelijkheidstoets in de WKR

2015-01-23 / Overige

Het uitgangspunt van de WKR is dat een belangrijke administratieve vereenvoudiging wordt bereikt. Om die reden kunnen inhoudingsplichtigen zelf bepalen op welke manier zij de kostenvergoedingen over hun werknemers verdelen. Dit biedt de mogelijkheid aan specifieke werknemers een relatief zeer hoge kostenvergoeding te geven en aan anderen geen. Ook bestaat de mogelijkheid om een eventueel resterende vrije ruimte aan het einde van het jaar te benutten door enkele werknemers nog een aanvullende kostenvergoeding te geven. De directeur-grootaandeelhouder zou dan bijvoorbeeld een extra (hoge) kostenvergoeding kunnen krijgen.

Om dat te voorkomen is een gebruikelijkheidstoets opgenomen. De vergoedingen en verstrekkingen die aan de vrije ruimte worden toegewezen, mogen niet in belangrijke mate (30%) afwijken van hetgeen in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Of iets gebruikelijk is, is niet altijd eenvoudig aan te geven. Elementen die bij de gebruikelijkheidstoets van belang zijn, zijn onder meer:

• de soort vergoedingen en verstrekkingen en de waarde ervan,
• de hoogte van de vergoedingen en verstrekkingen,
• wie de vergoedingen en verstrekkingen krijgen.

De beoordeling of een vergoeding gebruikelijk is of niet, vindt achteraf plaats. Ook vindt deze op werknemersniveau plaats. De inspecteur krijgt hiermee de mogelijkheid extreme situaties aan te pakken, zoals ongebruikelijke omvangrijke omzettingen van belast loon in een onbelaste vergoeding. Overigens ligt de bewijslast dat bepaalde vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn bij de inspecteur.

---

Binnen de vrije ruimte mag een werkgever zelf bepalen of hij 'zwak' loon zoals het belaste deel van een reiskostenvergoeding of 'echt' loon zoals een deel van de eindejaarsuitkering aanwijst, onder voorwaarde dat het aanwijzen van dat loonbestanddeel als eindheffingsbestanddeel niet ongebruikelijk is. Het kabinet acht het ongebruikelijk in het geval een werkgever die nog veel vrije ruimte over heeft het overige aan één of enkele werknemers toekent. Het aanwijzen van vakantiegeld of bonussen met het oog op tariefarbitrage acht het kabinet ook niet gebruikelijk. Van tariefarbitrage is sprake indien het tarief van de werkkostenregeling (bij overschrijding van de vrije ruimte 80%) lager ligt dan het voor werknemers toepasselijke gebruteerde eindheffingstarief.

Daar staat tegenover dat vergoedingen of verstrekkingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar door de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk worden beschouwd. Naast een algemene kostenvergoeding van € 2.400 per jaar mogen er, aldus het Handboek Loonheffingen (versie september 2014), specifieke gebruikelijke vergoedingen of verstrekkingen gegeven worden, zoals een vergoeding voor de telewerkplek of een kerstpakket.